BEBERAPA ATURAN TIDAK TERTULIS SEPUTAR ACARA & PENATA ACARA

PERHATIAN: artikel ini sebetulnya saya tulis untuk Ikatan Alumni Annuqayah supaya dibuat catatan ketika menyelenggarakan acara. Jika masyarakat umum merasa perlu menggunakannya juga, bisa ditambah atau dikurangi, disesuaikan dengan keadaan dan kondisi lingkungannya

1) Kordinator acara SEHARUSNYA memastikan lebih dulu kesiapan pengisi acara (terutama untuk sesi acara yang lumayan penting dalam persiapannya, seperti yang akan memimpin tahlil [pada acara haul] atau yang akan memberikan mauizah hasanah [pada acara walimatul ursy] sehingga tidak ada kesan main todong karena itu kurang elok ketika direkam oleh kamera dan diketahui publik, apalagi pengisi acara sampai menyampaikan hal-hal yang tidak perlu disampaikan [seperti berkata “sebetulnya saya tidak siap, tapi karena saya dipaksa untuk berkata-kata...” atau sebetulnya saya tidak menyangka akan diminta untuk begini dan begini...”] ke muka umum).

2) Penata acara SEBAIKNYA dan menjalin komunikasi dengan kordinator acara sehingga mengetahui rentetan acara secara detil, siapa saja yang berhalangan, dan siapa saja penggantinya.

3) Penata acara SEHARUSNYA mencatat nama-nama pengisi acara dengan sangat tepat/benar (seperti penyebutan Kiai Bushiri Ali Mufi [sering disebut secara keliru dengan “Abusiri”]). Dulu, juga kadang terjadi pada nama—Allah yarhamh—Kiai Warits (meskipun nama beliau itu Drs. KH. “Abdul Warits Ilyas”, tapi biasa disebut dengan Drs. KH. “A. Warits Ilyas”), bahkan beliau itu sangat detil dengan menganjurkan pembawa acara agar menyebut nama “Annuqayah” dengan sedikit dipanjangkan, menjadi “Annuqaaayah” supaya lebih tepat. Demikian pula, penyebutan gelar (seperti S.Ag, atau M. Hum, atau S.Pd.I) tidak begitu penting dicantumkan pada acara-acara non-akademik. Penyebutan gelar (seperti) "kiai haji" tidak boleh salah, apalagi sampai direvisi (seperti ucapan pembaca acara "akan disampaikan oleh kiai haji Sibaweh, maaf, saya ulangi: kiai Sibaweh" sebab itu kurang elok). Demi alasan “keselamatan dari kekeliruan”, sebut saja nama-nama pengisi acara (terutama bagi yang tidak diketahui secara pasti) hanya dengan sebutan "kiai" tanpa embel-embel yang lain dan itu sudah benar dan akan “lebih aman”

4) Moderator SEHARUSNYA membaca biodata narasumber lebih dulu sehingga ketika memimpin acara dan memperkenalkan nara sumbernya, ia tidak akan gelagapan di saat membaca curriculum vitae-nya (ini sering terjadi, dianggap sepele, sehingga sering salah saat membaca).

5) Moderator atau kordinator acara SEBAIKNYA tidak perlu meminta CV kepada narasumber di saat acara sudah akan dilaksanakan. Lebih elok jika dia mencari data-data narasumber sendiri sebelumnya dan narasumber cukup mengonfirmasi kebenaran datanya menjelang acara dimulai (Bukankah seorang narasumber itu diundang karena si pengundang telah tahu CV dan kapasitas si narasumber tersebut sebelumnya? Jika begitu, lalu untuk apa meminta CV pada saat acara akan berlangsung?)

6) Grup hadrah/rohah/banjari SEBAIKNYA tidak perlu terus-menerus ditampilkan (pembukaan, tengah acara, pasca-acara) karena hal itu akan menurunkan marwahnya sebagai tim pembaca shalawat dan juga akan membuat tuan rumah/panitia tidak bisa bersilaturahmi dengan kiai-kiai (karena bising).
 
7) Tata suara (sound system) SEBAIKNYA dikontrol saat sebelum acara dan/atau setelah acara usai agar ada jeda untuk berbincang-bincang (tidak terlalu bising). Di saat acara usai, seperti pada saat makan-makan, tata suara dimatikan, atau dinyalakan tapi dengan volume yang kecil sehingga hadirin akan merasa nyaman untuk memanggil temannya atau berbincang-bincang, toh acaranya sudah selesai.

8) Tata suara SEBAIKNYA diatur agar menghadap ke hadirin, bukan memunggungi hadirin (seperti diletakkan di belakang dan menghadap ke depan), dan sebaiknya juga ada kontrol ke narasumber / pengisi acara. Cobalah perhatikan acara-acara besar, mana ada speaker/sound system yang memunggungi hadirin? Tata suara pasti menghadap/mengarah ke telinga hadirin dari arah depan, bukan dari arah belakang. Kejadian seperti ini sering terjadi sehingga meskipun suaranya lantang, tapi hasil suara tidak jelas, bahkan terkadang pengisi acara/penceramah malah tidak mendengar suaranya sendiri dengan jelas. Acapkali terjadi, di acara-acara pernikahan/walimah, tata suara hanya didengar oleh kalangan pria, sementara kalangan putri tidak mendengar sama sekali.

9) Pembawa acara, meskipun suaranya bagus, SEHARUSNYA tidak perlu ikut-ikutan mengikuti atau meningkahi pengisi acara, seperti pada saat mahallul qiyam, misalnya. Pembawa acara hanya bertugas menjadi pengatur acara, bukan merangkap jadi backing vocal.

SEMOGA BERMANFAAT. SILAKAN DIPERTIMBANGKAN, DIPERBAIKI, DITAMBAH, ATAU DIKURANGI!